Normas e Procedimentos

REGULAMENTO GERAL DE EVENTOS
DO CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL
E SALÃO MARTE

APRESENTAÇÃO

Este documento constitui-se instrumento orientador e facilitador das ações para contratação, preparação e realização de eventos, no Centro de Convenções de Sobral e Salão Marte (Pavilhão de Feiras).

O presente Regulamento trata de questões especificamente relacionadas com a locação e utilização dos espaços e serviços oferecidos pelo Centro de Convenções de Sobral e Salão Marte (Pavilhão de Feiras).

As informações contidas neste Regulamento e seus ANEXOS, servirão de instrumentos subsidiador para o desenvolvimento dos trabalhos dos profissionais envolvidos com as atividades de eventos.

1.OBJETIVO

O presente instrumento, além de ser parte integrante do Contrato, objetiva regulamentar o uso do Centro de Convenções de Sobral e Salão Marte, seus espaços e serviços, obrigando o CONTRATANTE e o CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL a cumprirem fielmente as diretrizes nele estabelecidas.

2.INFORMAÇÕES BÁSICAS

2.1.CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL

O CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL, sociedade de economia mista vinculada à estrutura da Secretaria da Tecnologia e Desenvolvimento Econômico do Município de Sobral – STDE, sediada no Centro de Convenções de Sobral, na Rua Visconde de Sabóia, 300, Junco, Sobral – Ceará, CEP 62.030-250, Telefone (088) 3611 6311.

 

2.2.CONTRATANTE

CONTRATANTE, qualquer pessoa física ou jurídica, entidade ou agremiações políticas, religiosas ou filantrópicas, dispostas a contratar os espaços e/ou serviços do Centro de Convenções e Pavilhão de Feiras.

 

2.3.ORGANIZADORA

ORGANIZADORA toda e qualquer entidade ou empresa contratada pelo CONTRATANTE para organizar e executar eventos, devendo a mesma enquadrar-se no que estabelece o item 1 deste Instrumento.

 

2.4.ESPAÇO FÍSICO DISPONÍVEL

O espaço físico disponível é toda área locável do Centro de Convenções e Salão Marte, conforme plantas e especificações técnicas, contidas no ANEXO I, do presente Regulamento.

 

2.5.EQUIPAMENTOS DISPONÍVEIS

O Centro de Convenções e Salão Marte dispõem de diverso equipamentos para locação, cuja relação faz parte do ANEXO II do presente Regulamento.

3.INFORMAÇÕES GERAIS PARA CONTRATAÇÃO DE ESPAÇOS / SERVIÇOS

3.1.- Os interessados na contratação de qualquer espaço do Centro de Convenções e Salão Marte deverão enviar sua solicitação através de Fax, Email, carta ou ainda via telefone para a coordenação de eventos do Centro de Convenções de Sobral.

 

3.2.- O CONTRATANTE não poderá vincular, nem tampouco veicular, o nome do Centro de Convenções e Salão Marte, em quaisquer eventos publicitários, sem a prévia anuência do Centro de Convenções de Sobral, antes da assinatura do contrato.

 

3.3.- As associações de datas deverão ser feitas à Coordenação de Eventos do Centro de Convenções de Sobral, contendo as seguintes informações:

3.3.1.- Denominação do evento;

3.3.2. - Tipologia: Convenção, Seminário, Congresso, Feira, Exposição, Conferência, e outras manifestações de caráter cívico, educativo, cultural, religioso ou esportivo;

NOTA: Outros eventos de natureza não correlata com os estabelecidos no sub-item anterior, só poderão ser realizados com prévia aquiescência da coordenação do Centro de Convenções de Sobral.

3.3.3. - Âmbito: Local, regional, nacional ou internacional.

3.3.4.- Período de realização incluindo data de montagem e desmontagem com seus respectivos horários.

3.3.5.- Discriminação das características do evento, indicando as necessidades de serviços, áreas, equipamentos e projetos de viabilidade técnica.

3.3.6.- Número previsto de participantes.

3.3.7.- O CONTRATANTE terá um prazo de 05 (cinco) dias antecedentes ao evento para assinatura do contrato e respectivo pagamento do valor total orçado. O não cumprimento desta disposição implicará em cancelamento automático.

3.3.8. A montagem de qualquer evento, somente poderá ser iniciada após a apresentação do comprovante de pagamento, que deverá ser feito na Casa do Contribuinte através do DAM (Documento de Arrecadação Municipal), à Coordenação do Centro de Convenções de Sobral.

3.3.9. Caso o CONTRATANTE não tenha direito contratual de utilização da totalidade das áreas, o Centro de Convenções de Sobral reserva-se do direito de locar a terceiros as instalações disponíveis para a realização de outros eventos simultâneos.

3.3.10. O CONTRATANTE não poderá transferir total ou parcialmente qualquer direito ou responsabilidade assumidos em relação ao evento contratado.

3.3.11. Toda e qualquer solicitação extra contrato será objeto de aditivo ao contrato ficando o atendimento condicionado ao pagamento dos custos correspondentes.

3.3.12. O CONTRATANTE se obriga a submeter a apreciação e autorização da Coordenação a programação social do evento no prazo máximo de 10 (dez) dias antes da sua realização.

4.REQUISITOS BÁSICOS PARA O EVENTO

4.1.Para os eventos que necessitem montagem, o CONTRATANTE deverá apresentar projeto do evento incluindo planta de situação em escala, das áreas locadas submetendo a aprovação da COORDENAÇÃO, contendo demanda de carga elétrica, ramais telefônicos, pontos de água e pontos de esgoto, de forma detalhada por área e stand quando for o caso, bem como a carga (peso) a ser instalada nos espaços locados.

 

4.2. O CONTRATANTE deverá submeter à apreciação da COORDENAÇÃO para aprovação e providências, até 10 (dez) dias antes do início da montagem os seguintes ítens:

4.2.1.Programas e horários difinitivos;

4.2.2. Documentação referente a:
a) pagamento de tributos que incidam sobre o evento;

b) cumprimento dos dispositivos legais;
c) aprovação dos projetos pelos órgãos competentes (órgão de segurança, corpo de bombeiros, etc...).

4.2.3.Projeto contendo:

a) Normas gerais sobre o uso dos espaços e das instalações, sinalização empregada e o tipo de montagem dos diferentes “stands”.

b) plantas em 3 (três) vias indicando a localização dos “stands”, sua numeração, relação de expositores e seus estados de origem, inclusive ponto de alimentação elétrica, hidráulica, sonora e de telefonia, indicando suas respectivas quantidades e localização, além das especificações técnicas para cada tipo de instalação.

4.2.4.Fornecer detalhamento de ambientação de salas junto a COORDENAÇÃO, com antecedência de no mínimo 5 (cinco) dias antes do início da montagem do evento.

4.2.5. Formular consulta prévia à COORDENAÇÃO, quando o CONTRATANTE necessitar de instalações especiais que fujam aos parâmetros estabelecidos neste Instrumento, no que diz respeito às instalações hidráulicas, elétricas, telefônicas e capacidade de carga dos pisos do Centro de Convenções e Salão Marte, no prazo de 05 (cinco) dias antes do início da montagem.

4.2.6. Fornecer a COORDENAÇÃO, o número do público participante do evento e suas respectivas procedências no prazo máximo de 72 (setenta e duas) horas após o término do evento.

4.3.DOS HORÁRIOS

4.3.1.O período da diária dos espaços locados é de 10 (dez) horas corridas, das 08:00 às 18:00, inclusive aos sábados, domingos e feriados, ficando a critério do CONTRATANTE a definição do horário que melhor lhe convier.
4.3.2. O CONTRATANTE deverá cumprir rigorosamente o horário básico de montagem e desmontagem dos eventos, estabelecidos das 08:00 (oito) às 18:00 (dezoito) horas inclusive aos sábados, domingos e feriados, ficando este sujeito a prorrogação, desde que o CONTRATANTE se obrigue a arcar com os custos adicionais constantes na Tabela de Preços.
4.3.3. A antecipação ou prorrogação dos horários estabelecidos para o evento, só será permitida se o CONTRATANTE comunicar seu intuito neste sentido até às 14 (quatorze) horas do dia anterior da alteração pretendida.
4.3.4. No caso em que o CONTRATANTE deseje antecipar ou prorrogar o horário de seu evento, caso não haja evento agendado no mesmo espaço, nas fases de montagem, execução e desmontagem aos sábados, domingos e feriados, deverá fazê-lo até às 14:00 (quatorze) horas do último dia útil imediatamente anterior ao previsto em contrato, podendo o Centro de Convenções atender ou não na medida de suas possibilidades.

4.4.DA SEGURANÇA DO EVENTO

4.4.1.É de responsabilidade exclusiva do CONTRATANTE ou da Empresa ORGANIZADORA a segurança interna e externa durante o período de realização do evento, incluindo sua montagem e desmontagem.

NOTA: O CENTRO DE CONVENÇÕE DE SOBRAL não se responsabilizará por ocorrências de furtos ou roubo de qualquer espécie nas áreas internas do Centro de Convenções e Salão Marte.

4.4.2.A empresa que for contratada para fazer a segurança do evento, obriga-se a apresentar a COORDENAÇÃO, no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas antes do início do evento, a certidão de Regularidade expedida pelo Departamento de Polícia Federal, dentro de sua validade, bem como relação nominal do pessoal que será alocado no serviço.

4.4.3. O CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL poderá vetar, a seu critério e a qualquer momento, o acesso ou a permanência de vigilantes no espaço locado, em caso de conduta irregular ou embriaguez.

4.4.4. Não permitir qualquer tipo de montagem:

a) A uma distância inferior a 0,60 cm. (sessenta centímetros), de hidrantes ou que impeçam o livre acesso aos mesmos;

b) Em locais que impeçam ou dificultem o livre acesso às entradas e saídas;

c) A uma distância inferior a 04 (quatro) metros dos postos de serviços de telecomunicações, agências bancárias, sanitários, ou em locais que impeçam ou dificultem o livre acesso.

4.4.5.É de inteira responsabilidade do CONTRATANTE:
a) A distribuição de força, a partir do ponto fornecido pelo Centro de Convenções de Sobral para todos os “stands”; observando todavia, o limite de carga instalada de cada ponto;

b) O aterramento de todos os “stands” de estrutura metálica, objetivando impedir choques elétricos;

c) A instalação, sob supervisão do Centro de Convenções, de fios e cabos com isolamento compatível com a capacidade de carga elétrica utilizada, que só poderão ser ligados aos pontos de força indicados nas plantas aprovadas pelos técnicos do Centro de Convenções, sendo vedado o uso de fios paralelos nos alimentadores gerais. Todos os circuitos deverão possuir condutores de proteção ligados diretamente ao circuito terra de instalação.

d) A observância rigorosa dos limites de capacidade de carga de cada piso do Centro de Convenções e Salão Marte definidas, cabendo-lhe toda responsabilidade por danos causados pelo seu descumprimento.

e) Contratar diretamente com a companhia seguradora de sua livre escolha, seguros sobre riscos diversos na modalidade de equipamentos em exposição, abrangendo tumulto e depredação, visando cobrir todas as instalações mobiliárias, equipamentos e utensílios de propriedade do Centro de Convenções ou áreas locadas e demais dependências do mesmo.

4.4.6.Não permitir em nenhuma hipótese o excesso de lotação nas áreas locadas, a apresentação, venda ou veiculação de ingressos diferentes dos previamente elaborados pelo CONTRATANTE e aprovado pela Coordenação.

4.5.DA LIMPEZA E HIGIENE PARA A REALIZAÇÃO DO EVENTO

4.5.1.É de responsabilidade do CONTRATANTE ou da empresa ORGANIZADORA, entregar após a desmontagem do evento, a área locada e suas respectivas instalações nas condições recebidas, de acordo com o Termo de Vistoria de Recebimento assinados pelas partes CONTRATANTES.

4.5.2. Será da inteira responsabilidade do CONTRATANTE ou da empresa ORGANIZADORA manter em perfeita condições de higiene e limpeza as áreas locadas durante a realização do evento.

4.5.3. Utilizar-se somente de locais indicados pelo Centro de Convenções de Sobral para serviços de lavagem de materiais de pintura e outros materiais usados na montagem, sendo proibida a utilização dos sanitários para esses fins.

4.5.4. O CONTRATANTE fica proibido de utilizar o Auditório Plutão do Centro de Convenções de Sobral para fornecimentos de alimentos e bebidas, inclusive o hall do Auditório.

4.5.5. A limpeza dos stands e arrumamento do Centro de Convenções, bem como, do Salão Marte será de responsabilidade do CONTRATANTE.

4.5.6. A responsabilidade do Centro de Convenções de Sobral no que diz respeito a manutenção e limpeza do Salão Marte, está restrita ao recolhimento do lixo ensacado e depositado na lixeira do estacionamento de carga e descarga.

4.5.7.Nos eventos de grande afluência de público (mais de 1.500 pessoas) será obrigatória a presença do Corpo de Bombeiros durante a realização, sendo de responsabilidade do CONTRATANTE a contratação deste serviço.

4.5.8. O Centro de Convenções de Sobral poderá vetar qualquer evento que não atenda aos requisitos mínimos de segurança estabelecidos pelos órgãos competentes.

5.OBRIGAÇÕES

5.1.DO CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL

5.1.1.Designar um representante aqui denominado Supervisor, com poderes para solicitar e autorizar medidas, providências ou serviços, ainda que não constantes deste instrumento, podendo praticar todos os atos necessários ao comprimento das obrigações compactuadas.

5.1.2. Entregar ao CONTRATANTE as áreas locadas, devidamente desocupadas e limpas nas datas programadas, salvo motivo de força maior ou impedimento que impossibilite o CENTRO DE CONVENÇÕES de realizar tal objetivo, caso em que será assegurado ao CONTRATANTE uma nova data para realização do evento.

5.1.3. O CONTRATANTE fica responsável por todo ou qualquer material e equipamento locado ao Centro de Convenções.

5.1.4. Manter adequadamente iluminadas as áreas externas durante o evento e nas etapas de montagem e desmontagem, conforme a necessidade, a critério do CENTRO DE CONVENÇÕES.

5.1.5. Em caso de contratos para formaturas, o CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL cederá o espaço para ensaio no período de duas horas em um único dia em seu horário de exepediente, com data previamente marcada de acordo com a pauta de eventos, podendo inclusive ser remanejada a critério do CENTRO DE CONVENÇÕES.

5.2.DA CONTRATANTE

5.2.1.Manter sempre presente, durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do evento, pelo menos um de seus representantes credenciados, através do qual serão mantidos todos os entendimentos e feita toda as solicitações técnicas do CENTRO DE CONVENÇÕES.

5.2.2. Permitir o livre acesso do pessoal da fiscalização e manutenção do CENTRO DE CONVENÇÕES às áreas objeto do contrato, assim como das pessoas por ela credenciadas, necessárias ao desempenho das funções inerentes do mesmo.

5.2.3. Exigir o uso de fardamento e identificação para o pessoal e para terceiros, prestadores de serviços.

5.2.4. Somente permitir o ingresso de pessoas credenciadas portando crachás de identificação fornecidos pelo CONTRATANTE.

5.2.5. Não permitir a permanência de pessoal no interior do Salão Marte e Centro de Convenções após o horário destinado a montagem, desmontagem e realização de eventos, exceto pessoal da segurança, devidamente credenciado e identificado.

5.2.6. Acatar, cumprir e fazer cumprir todas as determinações da fiscalização do CENTRO DE CONVENÇÕES.

5.2.7. No caso de contratações de espaço para realização de shows, festivais, feiras, festas de confraternização, o CONTRATANTE deverá ter inteira responsabilidade sobre:
a) operação de bilheterias, catracas, indicadores e manter equipe de segurança no local do evento.
b) manutenção de equipe composta de no mínimo 05 (cinco) indicadores.

6.DAS PENALIDADES

6.1.O CONTRATANTE deverá indenizar todo e qualquer dano causado ao bem móvel (mobiliários, equipamentos, utensílios) ou imóvel do CENTRO DE CONVENÇÕES, bem como os sob sua guarda e responsabilidade.

7.DISPOSIÇÕES FINAIS

7.1.O CONTRATANTE deverá destinar ao CENTRO DE CONVENÇÕES a título de cortesia e gratuitamente uma cota de convites por evento, realizado no Centro de Convenções e Salão Marte estabelecida em consenso entre as partes. A cota definida deverá ser entregue à COORDENAÇÃO.

 

7.2. A ocupação das áreas locadas deve cessar nas datas e horários previstos no Contrato.

 

7.3. O CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL se reserva o direito de utilizar os locais, fora das horas previstas no Contrato de Locação, encarregando-se de colocá-los em ordem a tempo e hora para uso do CONTRATANTE.

 

7.4. O CONTRATANTE disporá somente dos espaços e acessos que lhe forem reservados.

 

7.5. O CONTRATANTE toma posse dos locais e equipamentos locados, em perfeitas condições de uso e os devolvem no prazo ajustado, nas mesmas condições recebidas.

 

7.6.Todo desaparecimento ou dano aos equipamentos, materiais e instalações físicas locados ou cedidos, obriga o CONTRATANTE ao pagamento de indenização correspondente ao dano causado, sendo admitido no caso de bem móvel sua imediata substituição, desde que possua as mesmas especificações técnicas.

 

7.7. As solicitações de serviços extra contrato, só serão atendidas mediante pagamento através de aditivo ao contrato.

 

7.8. A assinatura do contrato de cessão não comporta arrependimento e as obrigações pecuniárias nele assumidas deverão ser cumpridas integralmente, ainda que seja (m) devolvido (s) o (s) bem (ns) imóvel (is) locado (s), no topo ou em parte, antes do início ou do término do prazo contratual, por quaisquer circunstâncias alheias à vontade do CENTRO DE CONVENÇÕES DE SOBRAL.

 

7.9. As disposições constantes destas normas, estão regidas pelo que, a respeito dispõe o Novo Código Civil Brasileiro e demais dispositivos legais pertinentes à espécie.